Quelles informations demander à un voyageur avant de confirmer sa réservation ?
Publié le 2 novembre 2026 par l'équipe HSM AGENCY · 7 min de lecture
Avant de confirmer, il vous faut au minimum les dates, le nombre d'adultes et d'enfants, l'heure d'arrivée prévue, un nom et un numéro joignable. Pour un voyageur étranger, prévoyez aussi les informations de la fiche de police. Un WhatsApp automatisé peut poser ces questions une par une et vous transmettre une demande complète, prête à confirmer.
Quand vous louez en direct, personne ne remplit le formulaire à votre place comme le fait Airbnb. Le voyageur écrit « Vous avez de la place samedi ? », et c'est à vous d'aller chercher le reste. Si vous oubliez une question, vous la découvrez le jour de l'arrivée : deux enfants de plus, un chien, ou un voyageur qui arrive à 23 h devant un portail fermé.
Pourquoi tout demander avant de dire oui ?
Pour éviter les mauvaises surprises, et pour répondre plus vite. Chaque question oubliée, c'est un message de plus, et un voyageur qui attend votre réponse peut réserver ailleurs entre-temps. Sur Airbnb, pour devenir Superhôte, il faut répondre à 90 % des nouveaux messages sous 24 heures. En direct, le voyageur n'attend souvent pas aussi longtemps.
Dans un gîte d'étape, c'est encore plus vrai. Le voyageur qui roule entre Cayenne et Saint-Laurent-du-Maroni ou vers Saint-Georges écrit souvent le jour même, depuis la route, et il veut une réponse avant la prochaine zone sans réseau.
La liste des informations à demander
| Information | Pourquoi | Comment la demander |
|---|---|---|
| Dates d'arrivée et de départ | Savoir si c'est libre, et calculer le prix | « Vous arrivez quel jour, et vous repartez quel jour ? » |
| Nombre d'adultes et d'enfants | Choisir le bon logement, préparer les lits, appliquer le bon tarif | « Vous serez combien d'adultes, et combien d'enfants ? » |
| Heure d'arrivée prévue | Être là, ou envoyer les consignes d'arrivée autonome | « Vers quelle heure pensez-vous arriver ? » |
| Nom et numéro joignable | Retrouver la réservation, joindre le voyageur s'il est en retard | « À quel nom je note la réservation ? » |
| Moyen de transport | Prévoir une place de parking, ou expliquer comment venir en taxi | « Vous venez en voiture ? » |
| Besoins particuliers | Lit bébé, animal, repas du soir, départ très tôt | « Il vous faut quelque chose en plus : lit bébé, repas, animal ? » |
Les trois premières lignes sont indispensables. Les autres dépendent de votre logement. Un studio en ville n'a pas besoin de demander pour le parking, un gîte au bord du fleuve oui.
Et si le voyageur est étranger ?
En France, toute personne qui loue un hébergement touristique à un client de nationalité étrangère doit lui faire remplir une fiche individuelle de police, que vous soyez professionnel ou non. C'est valable pour les hôtels, les meublés de tourisme, les gîtes et les chambres d'hôtes, comme l'explique le site officiel des entreprises.
La fiche demande le nom et les prénoms, la date et le lieu de naissance, la nationalité, l'adresse habituelle, le téléphone portable et l'adresse mail, et les dates d'arrivée et de départ. Le voyageur la remplit et la signe à son arrivée, et vous la gardez 6 mois. Vous ne l'envoyez pas à la police, sauf si la police ou la gendarmerie vous la demande.
Demander ces informations à l'avance, sur WhatsApp, vous fait gagner du temps à l'arrivée. Le voyageur n'a plus qu'à vérifier et signer.
Que ne faut-il pas demander ?
Ne demandez que ce qui vous sert vraiment. La fiche de police ne demande pas de photo du passeport, alors évitez de collecter des photos de papiers d'identité si vous n'en avez pas besoin : ce sont des informations qu'il faudrait ensuite protéger. Ne demandez pas non plus le motif du voyage si ça ne change rien à votre accueil.
Un voyageur qui reçoit dix questions d'un coup a l'impression de remplir un dossier administratif. Il ferme la conversation et écrit au logement suivant.
Dans quel ordre poser les questions ?
- Les dates et le nombre de personnes, d'abord, parce que sans eux vous ne savez pas si vous avez de la place.
- La disponibilité et le prix, tout de suite après. C'est ce que le voyageur attend.
- Le nom, le numéro et l'heure d'arrivée, une fois qu'il a dit oui.
- Le reste, besoins particuliers et fiche de police, avant l'arrivée.
Une question par message, avec des choix à toucher quand c'est possible. Répondre « 2 adultes, 1 enfant » en un geste est plus facile que de taper une phrase sur un téléphone.
Ce qu'un WhatsApp automatisé fait à votre place
Un WhatsApp automatisé pose ces questions pour vous, dans le bon ordre, à toute heure. Sur la plateforme professionnelle de WhatsApp, un message peut afficher jusqu'à 3 boutons ou une liste de 10 choix au maximum, et le voyageur répond en touchant son choix.
On le propose à trois niveaux :
- Un menu automatique. Dès que le voyageur écrit « Bonjour », un menu s'affiche : réserver, voir les logements, les tarifs, une question sur une réservation, parler au gérant. Le menu pose les questions de réservation une par une et vous envoie la demande complète.
- Le même menu, avec une IA en plus. Si le voyageur écrit librement, par exemple « on sera 3 avec un bébé, on arrive tard vendredi », l'IA comprend et remplit la demande. Elle répond aussi aux questions plus compliquées et vous passe la main quand il faut.
- La version la plus complète. Le voyageur choisit sa langue et peut en changer pendant la conversation, le bot gère beaucoup plus de logements, et les parcours sont plus riches, par exemple avec les infos de la fiche de police demandées avant l'arrivée.
Dans tous les cas, c'est vous qui confirmez la réservation. Le bot prépare le travail, vous gardez la décision.
À quoi ressemble la conversation ?
Prenons un exemple inventé : un gîte d'étape à Iracoubo, sur la route de Saint-Laurent. Un voyageur écrit à 16 h depuis Kourou.
- Le voyageur écrit « Bonjour, vous avez une chambre ce soir ? ».
- Le bot lui demande combien de personnes, avec des boutons « 1 », « 2 », « 3 ou plus ».
- Il répond « 2 ». Le bot lui demande s'il reste une nuit ou plus, puis vers quelle heure il pense arriver.
- Le bot lui donne le prix de la chambre et lui demande son nom.
- Le gérant reçoit sur son téléphone : « Ce soir, 1 nuit, 2 adultes, arrivée vers 19 h, M. Dupont ». Il n'a plus qu'à confirmer.
Le gérant n'a écrit qu'un seul message, celui qui confirme. Tout le reste s'est fait pendant qu'il préparait le repas du soir.
Vous voulez recevoir des demandes complètes ?
Dites-nous combien de logements vous avez et ce que vous demandez aujourd'hui aux voyageurs. Matteo vous montre comment votre WhatsApp peut le faire à votre place.
Je veux mon WhatsApp automatiséGratuit, sans engagement, et Matteo vous répond dans la journée.
Les questions qu'on nous pose souvent
Quelles informations demander pour réserver un gîte ?
Les dates d'arrivée et de départ, le nombre d'adultes et d'enfants, l'heure d'arrivée prévue, un nom et un numéro joignable. Ajoutez le moyen de transport et les besoins particuliers si ça change quelque chose pour votre logement.
La fiche de police est-elle obligatoire pour un gîte ou un meublé ?
Oui, pour les clients de nationalité étrangère. Tout loueur d'hébergement touristique, professionnel ou non, doit la faire remplir et signer à l'arrivée, puis la garder 6 mois.
Dois-je demander une copie du passeport ?
La fiche de police ne la demande pas. Évitez de collecter des photos de papiers d'identité si vous n'en avez pas besoin, car il faudrait ensuite les protéger.
Le bot peut-il confirmer la réservation tout seul ?
On le règle comme vous voulez, mais on conseille de garder la confirmation pour vous. Le bot pose les questions et vous envoie une demande complète, vous n'avez plus qu'à dire oui.
Combien coûte un WhatsApp automatisé ?
Le prix dépend du nombre de logements et du niveau choisi : menu simple, menu avec IA, ou version en plusieurs langues. Écrivez à Matteo sur WhatsApp pour un prix adapté à votre hébergement.